Jauni MK noteikumi par dokumentu noformēšanu

Ar dažādu lietvedības dokumentu noformēšanu saskaras jebkurš uzņēmums. Tāpēc ir jāzina, ko šajā jomā reglamentē dažādi normatīvie akti.

No šī gada 7. septembra spēkā stājušies jauni MK noteikumi Nr. 558 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība”, kas aizstāj MK 28.09.2010. noteikumus Nr. 916 ar analoģisku nosaukumu.

Tāpat kā iepriekšējie noteikumi, arī jaunie nosaka:

• dokumenta oriģināla, tā atvasinājuma un dublikāta izstrādāšanas un noformēšanas prasības;
• pārvaldes dokumentu sistēmā ietilpstošos dokumentus un šo sistēmu veidojošo dokumentu grupas;
• prasības, kas jāievēro, izstrādājot un noformējot pārvaldes dokumentu sistēmā ietilpstošos dokumentus.

Vienlaikus ar normatīvā akta tekstu vietnē www.likumi.lv  iespējams atrast arī anotāciju attiecīgajiem noteikumiem. Tajā ir detalizēti aprakstītas atšķirības starp jaunajiem un vecajiem noteikumiem.

Jaunie noteikumi vairākas lietas vairs detalizēti neskaidro un ir paredzēts, ka Tieslietu ministrija papildus šiem noteikumiem sagatavos vadlīnijas par dokumentu noformēšanu. Tāpat jaunajos noteikumos vairs nav piemēru ar atsevišķu rekvizītu noformēšanu, – piemērus un ieteikumus ir paredzēts iekļaut vadlīnijās. Šī raksta sagatavošanas brīdī Tieslietu ministrijas lapā gan vēl nebija pieejama informācija par to, ka šādas vadlīnijas ir izstrādātas.

Īsumā atgādināšu svarīgākās lietas par dokumentu noformēšanu. Atbilstoši Dokumentu juridiskā spēka likumam, lai dokumentam būtu juridisks spēks, tam ir jāsatur šādi rekvizīti:

• dokumenta autoru nosaukums;
• dokumenta datums;
• paraksts (izņemot likumā paredzētus gadījumus).

Tiesību aktos noteiktajos gadījumos organizācijas dokumentā, lai tam būtu juridisks spēks, papildus iepriekš minētajiem trīs rekvizītiem iekļauj arī:

• dokumenta izdošanas vietas nosaukumu;
• zīmoga nospiedumu;
• dokumenta apstiprinājuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta apstiprināšanu;
• dokumenta reģistrācijas numuru.

Dokumentā, kurā norādāms tā saņēmējs, lai šim dokumentam būtu juridisks spēks, norāda arī adresātu.

Linda Puriņa,

Grāmatvedības eksperte, sertificēta nodokļu konsultante